6 mejoras para lograr reuniones efectivas

Reunioes Mais Eficazes

Las reuniones tienen la mala reputación de ser una pérdida de tiempo. Pero no tiene por qué ser así. De hecho, las reuniones efectivas pueden suponer una poderosa herramienta para compartir información, anticipar problemas, subir la moral y, en definitiva, fortalecer el equipo. En Levin Group recomendamos a nuestros clientes que organicen dos tipos de reuniones periódicas en su clínica: las reuniones de la mañana y las reuniones de personal mensuales.

Las reuniones de la mañana, que en Levin Group llamamos reuniones de negocios diarias, deberían durar entre 10 y 15 minutos, centrarse en los eventos del día y fijarse antes de la cita del primer paciente. Las reuniones de personal mensuales deberían durar entre 60 y 90 minutos y servir como foro de debate en el que tratar asuntos más importantes, como la documentación e implementación de sistemas.

Para mejorar las reuniones en la clínica, siga estos seis pasos:

1. Fije un calendario de reuniones

Las reuniones de la mañana deberían fijarse al comienzo de cada día. Las reuniones de personal suelen fijarse cada 4 o 6 semanas. Lo mejor es planificar estas reuniones para un año entero; así demostrará al equipo que, para usted, esta reunión es una prioridad, y evitará olvidarse de ella o pasarla por alto.

2. Cree una agenda de reuniones

A la gente le gusta saber de qué se va a hablar en una reunión. Si reciben el orden del día de antemano, podrán venir preparados para participar. Para las reuniones de personal, envíe el orden del día una semana antes de la fecha indicada, de forma que los miembros del equipo puedan ponerse al día antes de la reunión. Además, así evitará que el equipo empiece a olvidarse del tema en cuestión.

3. Tenga en cuenta el tiempo

Empiece y termine la reunión a la hora prevista. Esto demostrará que valora el tiempo de los demás. No le interesa tener al equipo esperando de pie a que comience la reunión, ni que salgan corriendo al acabar si esta se ha prolongado más de la cuenta.

4. Tome notas

Asigne a un miembro del equipo para que mantenga un registro sobre lo que se ha debatido. Al final de la reunión, esta persona debería leer en alto las tareas propuestas. Así, el personal sabrá qué objetivos deberá alcanzar antes de la próxima reunión.

5. Asigne responsabilidades

¿Cómo espera que su clínica solucione los problemas y supere los desafíos que se presenten si nadie se hace responsable? Las reuniones ofrecen la oportunidad perfecta para delegar tareas a los miembros del equipo adecuados. Por ejemplo, si hay un problema a la hora de concertar citas de higiene dental con los pacientes, designe a un higienista dental y a un coordinador de recepción para que busquen soluciones al problema antes de la siguiente reunión.

6. Controle el progreso

En cada reunión, revise los objetivos conseguidos en reuniones pasadas. Solicite informes de progreso sobre las tareas asignadas. Si los elementos se han completado, pueden eliminarse. Si no, el equipo podrá llevar a cabo una tormenta de ideas sobre posibles formas de acelerar su consecución. Revisar el progreso en cada reunión genera un sentimiento de urgencia que apremia a los miembros del equipo a terminar las tareas a tiempo.

Conclusión

Las reuniones son una herramienta crucial a la hora de incrementar el éxito de la clínica. Ofrecen la oportunidad de evadirse de la rutina, aunque solo sea durante unos minutos, para ver las cosas desde otra perspectiva. Estos seis pasos le ayudarán a organizar reuniones más efectivas en su clínica.

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Este recurso fue suministrado por Levin Group, una empresa líder en consultoría dental y que proporciona sistemas innovadores para gestión y marketing, resultando en un aumento en la indicación de pacientes, producción y rentabilidad, y disminuyendo el estrés. Desde 1985, los dentistas confían en los servicios de consultoría dental de Levin Group para aumentar la producción.