El método de cobro de deudas 3-3-3

Una de las tareas más desagradables para cualquier clínica es el cobro de deudas tras un tratamiento dental. Los dentistas y su equipo suelen trabajar muy duro para conseguir nuevos pacientes y crear relaciones sólidas y duraderas con ellos, por lo que puede resultar desalentador si estos no pagan a tiempo por los servicios profesionales que han recibido. Puede que su total de producción haya aumentado pero, si no cobra, habrá malgastado su tiempo y sus esfuerzos.

1. El primer día que se retrase el pago, llame al paciente para recordarle que debe cierto importe a la clínica y que debería realizar el pago de inmediato. Si esta primera llamada resulta infructuosa, ya sea porque no logra comunicarse con el paciente o porque no recibe la respuesta deseada, llame de nuevo la semana siguiente, y la posterior si fuera necesario. Es más probable que los pacientes respondan a una llamada si la reciben en el móvil, por lo que debería disponer siempre de su número de teléfono móvil en caso de necesitarlo en momentos como este.


2. Si no logra solucionar el problema al cabo de tres semanas, pase al correo electrónico. Emplee un lenguaje más formal y recuerde al paciente las políticas de pago de la clínica y su obligación financiera. Al igual que hizo con las llamadas, programe el envío de estos correos electrónicos una vez a la semana durante tres semanas, cambiando ligeramente la formulación (y el tono) para indicar que la gravedad de la situación aumenta.


3. ¿Aún no ha recibido la respuesta deseada (es decir, el pago)? Es hora de enviar una carta formal que informe al paciente de su obligación legal ante el pago de los servicios ofrecidos. Al igual que los correos electrónicos, las cartas también deberán mostrar su consternación creciente ante esta situación.