Contratar Talento/Enseñar Habilidades Parte 1: La Búsqueda

Steven Schwartz, DDS
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Puede tener la clínica con mayor diseño y mejor decoración. Incluso puede contar con los equipos informáticos más avanzados para gestionar sus necesidades financieras y comerciales. Hasta puede tener el equipo odontológico más ergonómico y eficiente para ofrecer el servicio clínico dental más refinado. Pero será el personal con el que trabaje el que logrará que la clínica salga o no adelante.

El odontólogo es ante todo una empresa de servicios. Está claro que fabrica un producto: sonrisas bonitas y saludables. Sin embargo, las clínicas de éxito son aquellas en las que tanto el odontólogo como el personal entienden que su mejor oferta es un servicio al cliente superior. El odontólogo y el resto del personal comparten la responsabilidad de proporcionar un servicio superior a los clientes. Por desgracia, parece que los profesionales altamente formados y motivados escasean en el sector.

He aquí algunas razones del porqué:

  • La falta de habilidad del odontólogo a la hora de contratar empleados cualificados y potencialmente motivados.
  • La falta de incentivos para que los trabajadores cualificados consideren la odontología como una salida profesional dada su baja remuneración o los beneficios mínimos que ofrece
  • La incapacidad del odontólogo a la hora de retener a los empleados cualificados y motivados.

Tanto este artículo como otro a continuación aportan sugerencias sobre dónde y cómo encontrar empleados motivados para su clínica odontológica.

Comprender las necesidades de la clínica

Antes de poner un anuncio clasificado en un periódico o en una empresa de selección, o incluso de llamar a los colegas de profesión, se debe definir el puesto vacante. Dicha definición debería incluir punto por punto una descripción de en qué consistirá el trabajo. También se debe describir el tipo de persona que mejor encajaría en él. Por ejemplo, si el candidato para un puesto administrativo debe tener, además de habilidades técnicas y de comunicación, dotes como relaciones públicas.

Cómo describir el puesto

Si ya tiene una descripción del puesto por escrito, debe revisarla, así como las cualificaciones exigidas. Si hay deficiencias en la descripción, introduzca los cambios pertinentes. Si la descripción del puesto para la vacante satisface las necesidades de la clínica, piense en cómo incrementar el valor del puesto en relación con los objetivos de la misma.

Si aún no tiene una descripción por escrito del puesto, hágala. Pida la colaboración del personal y comente con los empleados qué persona encajaría.

Cada una de las funciones de la descripción del puesto, debe contener tres elementos:

  • El objetivo del puesto.
  • Los beneficios que la consecución del objetivo aporta a la clínica.
  • Los pasos a seguir para alcanzar el objetivo.

Por ejemplo, la descripción de las funciones del recepcionista que saluda a los pacientes en primer lugar podría incluir la información siguiente:
Puesto: Recepción de pacientes a su llegada.
Objetivo: Dar la bienvenida a los pacientes y hacerles sentir que su comodidad y bienestar son nuestras principales preocupaciones.
Resultados: Los pacientes perciben que reciben valor por su dinero. Así volverán y nos recomendarán a sus amigos y familiares, lo que asegurará nuestro crecimiento.

Pasos para lograr los objetivos: El recepcionista dará la bienvenida a los pacientes saludándoles por su nombre; les invitará a pasar por el departamento de administración para revisar su información personal, historial médico e información financiera; se interesará por cualquier problema o preocupación que tengan. El recepcionista pedirá a los clientes que se acomoden en la sala de espera y les informará del tiempo de espera aproximado. El recepcionista informará al personal clínico de cualquier cambio en el historial médico así como de las preocupaciones del paciente.

Una vez realizada la descripción, enumeraremos los requisitos deseados. Hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Qué formación precisa o sería deseable que tuviera el candidato ideal? ¿Se necesita a alguien con secundaria? ¿Se necesita a alguien con título universitario?
  • ¿Qué experiencia debe tener? ¿Tiene que contar con al menos diez años de experiencia en un puesto similar? ¿Podría alguien que ha trabajo en otro campo, como un relaciones públicas, ocupar igualmente el puesto? ¿Podría encajar un recién graduado cuya única experiencia hubiera sido un empleo a tiempo parcial en un establecimiento de comida rápida?

Que alguien cuente con cinco años de experiencia en un puesto similar no significa necesariamente que vaya a añadir valor a su clínica. Puede que su clínica esté gestionada de forma totalmente diferente. Puede que la tecnología empleada sea más avanzada. Puede que tenga un mayor o un menor número de pacientes. Los pacientes pueden proceder de una realidad económica o contar con una educación muy distintas. Puede que cuente con más o menos personal. Contratar a alguien con experiencia previa en un puesto similar en otra clínica tal vez requiera también cierta formación y reeducación. Además de enseñarle las prácticas de su clínica, podría precisar reeducarlo para corregir hábitos no deseados adquiridos en su anterior trabajo.

Contratando a un candidato sin experiencia, altamente motivado, e inteligente, podría estar haciéndose con un verdadero potencial. Tendría una tábula rasa con la que trabajar. A largo plazo podría convertirse en un empleado más leal y valioso.

Cómo describir a la persona adecuada

Además de determinar los requisitos educativos y laborales del candidato, debe decidir sobre sus rasgos de personalidad. Recuerde que no todos los puestos requieren los mismos rasgos de personalidad. El personal contable que trabaja individualmente no precisa emanar la misma calidez que el recepcionista que trata directamente con los pacientes.

He aquí un listado de los rasgos de personalidad a tener en cuenta cuando se buscan empleados. Estos diecisiete rasgos se dividen en tres grupos: personales, profesionales y empresariales.

Rasgos personales

Estos rasgos se refieren al carácter básico y la personalidad del candidato.
Empuje: Desea hacer cosas; más orientado a objetivos que a tareas; evita la sobrecarga de trabajo; hace del trabajo pesado una tarea menor.
Motivación: Busca nuevos retos; motiva al resto con entusiasmo.
Comunicación: Capaz de hablar y escribir a todos los niveles (ya sean compañeros o pacientes).
Química: Se entiende con el resto; sirve como elemento de cohesión del grupo.
Energía: Se esfuerza en lograr el objetivo.
Determinación: No se achanta ante las dificultades; se esfuerza en superar los obstáculos.
Confianza: Cree en sus propias capacidades para abordar las tareas encomendadas.

Rasgos profesionales

Estos rasgos se refieren a la fiabilidad, lealtad y credibilidad del candidato con respecto a la empresa y su gente.
Credibilidad: Se puede confiar en que completará cuanto se le ha solicitado y en que mantendrá a los demás informados de su progreso.
Integridad: Se responsabiliza de sus actos, para bien y para mal; toma decisiones en beneficio de la empresa antes que en el suyo propio.
Dedicación: Se compromete a completar sus tareas y proyectos; hará cuanto sea necesario para cumplir con el plazo establecido.
Orgullo: Cree que los resultados son un reflejo de sí mismo; pensará que contribuye al trabajo bien hecho.
Habilidades analíticas: Posee la percepción y los conocimientos para la buena toma de decisiones; no saca conclusiones antes de tiempo; sopesa los pros y los contras de los temas.
Habilidades de escucha: Escucha a los demás para conocer todas las perspectivas antes de actuar.

Rasgos empresariales

Estos rasgos indican que la persona entiende que la clínica es una empresa más que precisa obtener beneficios.
Eficiencia: Se percata de los gestos que malgastan tiempo, esfuerzo, recursos y dinero.
Economía: Considera y emplea el dinero de la clínica como si fuera el suyo propio.
Procedimientos: Entiende que los procedimientos existen por alguna buena razón y no pretende saltárselos. Informará a los superiores si percibe que hay una forma mejor de hacer las cosas antes de intentarlo.
Beneficio: Sabe cuál es la razón de que todos estemos aquí: para obtener beneficios.

Cómo encontrar la persona adecuada

Ahora que ya tiene idea del puesto vacante y de las habilidades y cualificaciones que requiere la persona que encajaría, hay que centrarse en cómo encontrarla. En esta sección exploramos varias consideraciones a la hora de encontrar la persona adecuada para el puesto.

Cómo ampliar la selección

El tiempo dedicado a la práctica odontológica puede limitar o ampliar el número de candidatos interesados. Habrá quienes solo estén interesados en puestos con un horario convencional, de 8 a 5, cinco días a la semana. Otros podrían precisar algo que se ajustase a sus compromisos familiares y estilo de vida. Si sus pacientes acuden a la clínica en un horario convencional, tendrá que buscar empleados que quieran trabajar en ese horario. Si, por el contrario, concierta citas a primera hora, de tarde o en fines de semana, tendrá que encontrar empleados que quieran trabajar con este otro horario.

En vez de un empleado a tiempo completo, tal vez prefiera que dos empleados a tiempo parcial cubran el puesto. Un trabajo de 40 horas a la semana puede reestructurarse en dos de 20 horas a la semana. Las semanas o los días pueden dividirse para acomodarse a las necesidades de la clínica y de los empleados. Que dos personas realicen la misma función puede beneficiar a todas las partes. El odontólogo gana porque contará con dos empleados cualificados, en vez de con uno, que podrán abarcar no solo el horario completo, sino también cubrirse el uno al otro en caso necesario. La contratación de empleados a tiempo parcial también reduce la obligación de ofrecerles ciertos beneficios. Los empleados ganan porque tendrán la oportunidad de trabajar según sus necesidades. También dispondrán de un compañero con habilidades similares que les podrá echar una mano en caso de urgencia.

Por dónde empezar a buscar

¿Por dónde se empieza a buscar al empleado perfecto? ¿Qué tal en su clínica, entre el personal existente? A menudo buscamos fuera a esa persona tan especial con las capacidades necesarias para cubrir el puesto. Con ello perdemos tiempo, dinero y esfuerzo en formar al candidato en otros aspectos del trabajo para los que no tiene aptitudes. Acuérdese en vez de eso del alegre administrativo encargado de la planificación en su clínica. O de aquella empleada contratada hace seis meses para colaborar en el laboratorio y tomar radiografías que estuvo observando todo su trabajo en los ratos libres. Podría convertirse en su próximo ayudante. Ya conoce sus hábitos, fiabilidad y personalidades. Ellos por su parte ya conocen al resto de empleados, a los jefes y compañeros, y se saben al dedillo las políticas y procedimientos de la clínica. Ya encajan. Con algo de formación, podrían ocupar un puesto de mayor responsabilidad. A continuación podría buscar a alguien para un puesto de menor categoría que requiera menos formación.

Si precisa buscar fuera de la clínica, piense en aquellos con los que tiene contacto diario. Tal vez ya conozca a la próxima recepcionista. Esa cajera del supermercado que le saluda con una amplia sonrisa y un «encantada de verle», que se pasa los días escaneando y tecleando códigos en el ordenador y que nunca se olvida de preguntarle por si tiene cupones. ¿Puede imaginarla sentada en la recepción de su clínica, saludando a los pacientes con ese mismo «encantada de verle», y preguntándoles si ya han completado y firmado los papeles del seguro?

He aprendido a sacar partido de oportunidades como esta asegurándome de llevar un buen puñado de tarjetas de visita en la cartera para entregárselas a aquél que pudiera ser un buen activo en mi clínica. Les digo que encajarían perfectamente en la clínica y que les pagaría un euro más si están pensando en cambiar de trabajo. Aun cuando no cuento con una vacante, les pido que llamen para tenerles en nuestros registros. [Nota al autor/editor: Reconsidérese la adecuación del contenido de este apartado. Si se suprime, el anterior carece de sentido].

Cómo anunciarse en la prensa

Los anuncios clasificados son la forma más rápida y efectiva de hacerse con un buen número de candidatos. Todo anuncio publicado tiene un objetivo doble. En primer lugar, el anuncio debe ocupar un lugar destacado, distinguiéndose de aquellos que anuncien puestos similares. En segundo lugar, debe maximizar las posibilidades de atraer candidatos cualificados.

El mejor día para poner un anuncio es el domingo. Si el presupuesto se lo permite, opte por poner un anuncio un domingo y otro día más: martes, miércoles o jueves. Algunos periódicos tienen descuentos significativos semanales.

El lenguaje del encabezamiento dictará el posicionamiento del anuncio. Como la mayor parte de los anuncios se listan por orden alfabético de los encabezamientos, dedique tiempo a pensarlo. El interés de los lectores se va diluyendo a medida que bajan la vista por las columnas, así que el anuncio deberá posicionarse lo más arriba posible. Lo mejor que puede hacer para que se coloque arriba del todo es lograr que el titular empiece por «A». Por ejemplo, «ASOMBROSA CLÍNICA ODONTOLÓGICA BUSCA ASOMBROSA RECEPCIONISTA». En vez de «SE BUSCA RECEPCIONISTA PARA CLÍNICA ODONTOLÓGICA».

Además de garantizarse así un buen posicionamiento, el encabezado atraerá la atención del lector. He aquí algunas sugerencias:

  • Emplee mayúsculas o negritas.
  • Mencione el título del puesto.
  • Informe de las cualidades de la clínica.

Piense que el titular «ASOMBROSA CLÍNICA BUSCA ASOMBROSA RECEPCIONISTA» es un claro ejemplo de este último punto. El lector percibirá que se trata de una empresa atractiva, enérgica y entusiasta que busca gente excepcional.

Otra forma de atraer la atención es incluir el logo de la empresa o una imagen. También puede publicar un anuncio destacado. Estos anuncios son más caros que los anuncios por palabras, aparecen recuadrados y suelen extenderse por más de una columna. Si el periódico publica los anuncios al azar o si opta por un anuncio destacado, pregúnteles si puede pedir un posicionamiento concreto. Trate de que el anuncio quede lo más cercano a la esquina superior derecha de la página.

El cuerpo del mensaje deberá animar al lector a presentar su candidatura informándole de cuanto sea posible:

  • Título del puesto
  • Tipo de trabajo
  • Principales habilidades necesarias
  • Requisitos educativos
  • Posibilidades de promoción
  • Localización
  • Puntos de venta
  • Formación
  • Entorno laboral
  • Condiciones laborales
  • Salario, beneficios e incentivos

La descripción de los requisitos del puesto es de vital importancia a la hora de determinar la cantidad y la calidad de las respuestas. Por un lado, queremos atraer candidatos que reúnan el mayor número posible de requisitos. Por otro lado, no deseamos impedir que candidatos posiblemente cualificados envíen su solicitud por ser demasiados específicos.

Diciendo algo como «Se busca ayudante odontológico que tenga cuatro años mínimo de experiencia con láseres» puede que reciba alguna respuesta. Pero perderá a los candidatos altamente motivados con menos años de experiencia. Cuantos más «que tenga» incluya, menor será el número de respuestas. Su anuncio debería ser lo suficientemente específico como para evitar solicitudes de candidatos no cualificados y suficientemente amplio como para que los candidatos que simplemente requieran algo de formación no se autoexcluyan.

Una forma de atraer un mayor número de respuestas es enfatizar los beneficios de trabajar en la clínica en cuestión. Entre los beneficios tenemos:

  • Compañerismo
  • Vacaciones y tiempo libre
  • Oportunidades de formación continua
  • Instalaciones modernas
  • Transporte cómodo
  • Salario competitivo

Es importante sopesar los pros y los contras de especificar el salario en el anuncio. Si los empleados actuales considerablemente peor remunerados leen el anuncio, se topará con un profundo descontento en las próximas encuestas. En especial entre aquellos empleados que considerándose cualificados para el puesto ven cómo alguien de fuera se lo ha pisado. Por otro lado, los anuncios que no especifican el sueldo reciben la mitad de respuestas. Como alternativa, use alguno de los trucos siguientes.

  • Remuneración desde . . .
  • Salario competitivo
  • Salario según experiencia
  • Excelentes condiciones salariales según valía del candidato

Cómo hacer que los candidatos se pongan en contacto con usted dependerá de la situación. Si pretende despedir a alguien y está iniciando los preparativos para su sustitución, tal vez sea mejor que envíen su solicitud a un apartado del periódico. La desventaja es que a menudo el periódico solo mantiene el apartado hasta que el anuncio desaparece. Al usar un apartado de correos también podría dejar de recibir solicitudes de quienes crean que el anunciante es la empresa para la que trabajan.

Todo anuncio debe animar a la acción. Tiene que informar de cómo deberán responder los candidatos. Pueden presentar sus candidaturas por correo, teléfono, fax o e-mail. Si da un número de teléfono, el número de respuestas será significativamente mayor, pero el volumen de llamadas podría sobrecargar a su personal. El número de fax tiene muchas ventajas.

  • Anonimato
  • Una forma de respuesta rápida sin saturación de las líneas de teléfono
  • El lujo de poder revisar las solicitudes en el tiempo libre
  • La oportunidad de evaluar los currículos detenidamente

Respetando estas indicaciones debería atraer la atención de un buen número de candidatos cualificados. El siguiente paso sería determinar quién está mejor capacitado para satisfacer las necesidades del puesto.

Pasos a seguir

  • Entregue su tarjeta de visita a todo aquel con quien desee trabajar.
  • Asegúrese de que la descripción del puesto está actualizada. Pida al personal que la revise por si hubiera que introducir cambios.
  • Realice evaluaciones de rendimiento dos veces al año. Esto no solo podrá descartar empleados con bajo rendimiento, sino también detectar aquellos que sí están preparados para afrontar un puesto de mayor responsabilidad.

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